|
Å utforme et program for informasjonsforvaltning med overholdelse av lover og regeler er et viktig trinn. Programmets suksess avhenger av kvaliteten på implementeringen.
Implementering er vår spesialitet
Iron Mountain Consulting har lengre erfaring med implementering av informasjonsforvaltning – med både papirbaserte og elektroniske arkivobjekter – enn noe annet konsulentfirma. Våre konsulenter kan hjelpe deg med alle aspekter ved implementeringen: opplærings- og programutrulling, bruk av lagringsplaner for fysiske og elektroniske filer, valg av riktig teknologi og utvidelse av programmet globalt.
Viktige elementer i implementering av et program for informasjonsforvaltning:
Opplæring og intranettpublikasjon
Iron Mountain Consulting har omfattende erfaring med å utvikle innhold for opplæring for spesifikke målgrupper (f.eks. ledere, ansatte, koordinatorer). Innholdet, som er skreddersydd for spesifikke målgrupper, forbedrer effektiviteten. Vi kan levere opplæring som er mest effektiv for organisasjonen: presentasjoner, webseminarer eller e-læringsmoduler tilpasset eget tempo.
Bruk av lagringsplan for papirarkiv
Du kan redusere forpliktelser og lagringskostnader betydelig ved å samle alle dine papirarkiv under ett lagringsplan. Våre konsulenter bruker Iron Mountains patenterte teknologi for å standardisere dine inventarbeskrivelser for arkivene effektivt. Deretter bruker de den riktige klassifiseringen på alle bedriftens papirdokumenter – slik at dere vet når hver dokument er klar til makulering.
Bruk av klassifiseringer på alle dine papirdokumenter:
- sikrer konsekvent og standardisert arkivering som forbedrer tilgang til arkiv og gjør det lettere og mindre kostbart å gjenfinne informasjon
- gir deg trygghet ved makulering av foreldede arkivobjekter, i henhold til bedriftens arkivplan. Makulering av foreldede papirdokumenter reduserer lagringskostnader og risiko for søksmål.
Bruk av arkivplan for elektroniske filer
Iron Mountain konsulenter kan vise deg hvordan du bruker arkivplaner for dine e-postsystemer og andre elektroniske dokumenter. Vi hjelper deg med å bestemme hvor lenge du bør lagre elektroniske dokumenter, hvilket format de bør lagres i, og de beste programmene for å arkivere og kassere dem.
Bruk av arkivplaner for bedriftens mest kritiske elektroniske informasjon vil:
- optimere ytelsen til e-postservere
- redusere meldingslagring
- hjelpe bedriften med å være mer effektivt i oppfølging av anmodninger om innsyn
Velge teknologi for elektronisk lagring
Det finnes ingen enkelt løsning når det gjelder å velge og implementere teknologi for informasjonsforvaltning med overholdelse av lover og regelverk. For å sammenligne det brede utvalget av alternativer trenger du objektive råd fra noen som virkelig kjenner både teknologien og informasjonsforvaltning.
Iron Mountains konsulenter sammenligner fordeler og risiko ved teknologialternativer og identifiserer de beste alternativene for din organisasjon – med grunnlag i en kombinasjon av eksponering, budsjett og dine IT-investeringer. I motsetning til andre leverandører, som evaluerer alternativene ut ifra sitt eget synspunkt, har vi et mer generelt leverandørnøytral utgangspunkt for å anbefale den beste løsningen.
Forskning i internasjonale arkivkrav
Iron Mountain Consulting kan gjennomføre forskning for å identifisere landspesifikke lover og regelverk i forbindelse med arkivering og foreslå arkivkrav for diverse arkivklasser. Våre juridiske partneres bibliotek med internasjonalt forskningsmateriale om arkivering dekker pr. i dag mer enn 45 land. Som resultat av vår forskning kan du være sikker på at du følger de aktuelle lovene på stedene du driver virksomhet.
Utvide bedriftens program for informasjonsforvaltning internasjonalt
Iron Mountains konsulenter kan hjelpe deg med å utvide bedriftens arkivplan for Norge og retningslinjer og prosedyrer for forretningsoperasjoner i andre land. Konsekvente programmer globalt reduserer risiko, kostnader og kompleksitet.
|
Hvorfor Iron Mountain
