Spar verdifull tid - digitaliser ditt gamle arkiv og effektivisere bedriftens arbeidsprosesser

Bedrifter og organisasjoner lagrer i dag mesteparten av dokumentasjonen sin digitalt og har en digitalisert prosess for dokumenter som skapes i nåtiden, for eksempel personalmapper, kontrakter, regninger og andre viktige dokumenter. Men et stort problem gjenstår - det gamle arkivet!

Det er ikke uvanlig at bedrifter har esker med hundretusener av papirdokumenter lagret i arkivet. Hvis du leter etter et bestemt dokument, er det en tidkrevende prosess å finne det, og du må være fysisk til stede for å få tilgang til informasjonen du trenger. Ved å konvertere papirarkivet til digitalt format kan du effektivisere prosessene og sikre enkel tilgang til viktige dokumenter.

Utnytte verdien av arkivet

Organisasjoner som blir bedre til å hente ut, bruke og skape verdi av informasjonen sin, oppnår klare forretningsfordeler. Men ifølge en undersøkelse vurderer nesten halvparten av HR-respondentene (48 %) organisasjonens informasjonshåndtering til 3 eller lavere på en 5-delt skala. Undersøkelsen viser at informasjonstilgjengelighet og muligheten til å spore og gjennomgå informasjon er to nøkkelkomponenter i god informasjonshåndtering, og dermed noe mange organisasjoner må forbedre. Et skritt på veien er å digitalisere de gamle arkivene.

Med Iron Mountains løsning for dokumentskanning og digital arkivering har du muligheten til å samle all dokumentasjon på ett sted. Vi skanner det eksisterende arkivet ditt og gjør dokumentene tilgjengelig digitalt, enten i vårt system eller i ditt eget, avhengig av dine preferanser. All informasjon i arkivet blir søkbar, slik at du raskt og effektivt kan finne akkurat det du trenger. Du kan også enkelt dele informasjonen med kolleger, kunder eller andre interessenter som trenger øyeblikkelig tilgang. Med effektive arbeidsflyter får du verdifull tid som du kan bruke på kjernevirksomheten.

Fordeler med digital arkivering

• Tilgjengelighet - Et digitalt arkiv gjør det mulig å få tilgang til informasjon og dokumenter hvor som helst i verden, når som helst. I dagens arbeidskultur, hvor flere og flere jobber hjemmfra, er dette en forutsetning.
• Søkbarhet - Digitale dokumenter kan enkelt søkes i, noe som gjør det raskt og enkelt å finne spesifikk informasjon. Vi bruker for eksempel OCR-skanning for å gjøre ditt gamle arkiv digitalt og søkbart.
• Mindre plassbehov - Digital lagring av arkivet tar betydelig mindre fysisk plass enn tradisjonelle papirarkiver. Dette frigjør verdifull kontorplass og reduserer kostnadene til fysisk lagring.
• Skalerbarhet - Digitale arkiver kan enkelt tilpasses og skaleres opp for å møte dine voksende behov. Vi skreddersyr en løsning etter arkivets behov.
• Bærekraft - Redusert bruk av papir bidrar til et mer bærekraftig miljø, og du kan ta et viktig skritt i retning av å bli en mer bærekraftig virksomhet.

Sikker informasjonshåndtering i henhold til GDPR

Sikkerhet er svært viktig for mange organisasjoner når det gjelder informasjonshåndtering. Det gjelder blant annet organisasjoner i finans-, forsikrings-, jus- og helsesektoren, samt HR-avdelinger som ofte håndterer sensitiv og konfidensiell informasjon. I henhold til personvernforordningen må for eksempel kontrakter og dokumenter som inneholder personopplysninger, lagres sikkert for å beskytte dem mot tap eller uautorisert tilgang. Unnlatelse av å iverksette nødvendige tiltak for å beskytte informasjonen kan føre til bøter på opptil 20 millioner euro eller 4 % av omsetningen.

Vi skreddersyr våre tjenester for dokumentskanning og digital arkivering etter bedriftens behov. Hvis du har sensitiv informasjon, kan våre ansatte sikkerhetsklareres og komme til kontoret ditt for å gjennomgå arkivene dine. Vi tar med oss det som skal skannes, og kan deretter implementere ulike sikkerhetsprotokoller. Du får mer kontroll og et sikkert digitalt arkiv som overholder gjeldende lover og regler.

Nye tider krever nye måter å jobbe på

Da koronapandemien rammet, måtte vi alle tilpasse oss og finne nye måter å jobbe på. I dag er en hybrid arbeidsplass den nye normalen, og organisasjoner må tilpasse seg slik at de ansatte kan jobbe både på kontoret og hjemmefra.

Når arkivet ditt er tilgjengelig digitalt, kan også fjernarbeidere få tilgang til den informasjonen de trenger, noe som er avgjørende for en produktiv arbeidsflyt. Vil du gjøre mer for å tilpasse virksomheten til en hybrid arbeidsmodell? Med Iron Mountains Clean Start-tjeneste kan vi optimalisere kontoret ditt basert på dagens behov. Ekspertene våre kommer til dere og ser på hvordan dere bruker lokalene i dag for å finne forbedringer. Vi kommer med konkrete forslag til digitale og fysiske tiltak som fører til besparelser og en mer effektiv arbeidsplass.

Vil du vite mer om Iron Mountain og våre tjenester? Ta kontakt med oss i dag!