Få en Strømlinjeformet Drift og Koble Sammen Data på Tvers av Forretningsområdene Dine
Man har lenge prøvd å fjerne, eller i hvert fall redusere, papirbasert informasjon fra forretningsprosesser. Men det er umulig å fjerne papir fra arbeidsplassen din når papirbasert post stadig ankommer og forblir en viktig del av driften din. Tilgang til papirbasert post er en enda større utfordring når du har en arbeidsgruppe som trenger sikker og tidsbestemt tilgang til posten sin – uavhengig av hvor de befinner seg.
Tradisjonelle postrom er avhengige av manuelle systemer og prosesser som er arbeidskrevende og utsatt for menneskelige feil. Når organisasjoner vurderer å skjære ned og/eller optimalisere arealet sitt, må de ofte strømlinjeforme driften og koble sammen data på tvers av forretningsområder. Iron Mountain kan hjelpe deg.
Forny postrommet ditt
Løsningen Iron Mountain® Digital Mailroom er et programvare-som-en-tjeneste (SaaS)-tilbud som lar deg forbedre operasjonell effektivitet ved å digitalisere den fysiske posten for å gi trygg tilgang og innhenting for dine ansatte, automatisere dokumentsentriske prosesser og koble sammen dataene dine på tvers av ulike plattformer.
- Konverter posten din fra fysisk til digitalt format via en verifiserbar prosess
- Motta post på et sikkert oppbevaringssted, og gi tilgang til autoriserte brukere når som helst og hvor som helst
- Skap muligheter for automatisering av, og samarbeid om, dokument- prosesser
- Få operasjonell innsikt og øk effektiviteten ved å koble sammen data på tvers av forretningsområder
- Reduser ditt miljømessige fotavtrykk og eiendomskostnader
- Reduser antallet leverandører ved å bruke en totalløsning
Slik fungerer det
Iron Mountain Digital Mailroom solution er en løsning som er like enkel å sette opp som å bruke.
- Etter at du har bedt Posten om å omdirigere posten din, vil Iron Mountain hente posten og transportere den til våre sikre og trygge skanningsentre. Den fysiske posten forlater aldri Iron Mountain.
- Iron Mountains eksperter skanner og fanger opp nøkkelord i posten din, slik at de digitaliserte kopiene kan omdirigeres automatisk til den tiltenkte mottakeren. Du har muligheten til å be om å registrere flere søkeord som er relevante for organisasjonen din.
- Du kontrollerer hvem den endelige mottakeren skal være.
- Din elektroniske informasjon vil være kryptert – både mens den oppbevares og under overføring over et sikkert nettverk.
- Du kan søke etter, og få tilgang til, digitalisert post i vår sikre plattform for informasjonshåndtering og innholdstjenester – Iron Mountain Insight®
- Rollebaserte tillatelser som du eier og administrerer sikrer at bare autoriserte brukere kan se og dele post.
- Iron Mountain kan hjelpe deg med å disponere din fysiske post ved å lagre den, makulere den på en sikker måte eller returnere den til deg.
Løsning For Digitalt Postrom – Egenskaper Og Fordeler
Digitalisere posten din
Lagre og få tilgang til informasjonen din på en sikker og trygg måte
Koble sammen data på tvers av plattformer
Administrer hele livssyklusen til posten din
Få innsikt i din operasjonelle effektivitet
Kundereferanser
Unemployment claims, a pandemic, and the digital mailroom
Claims processing made simple with Digital Mailroom
Digitizing the mortgage mailroom
Modernisering av postrommet: utvikling I takt med organisasjonens behov
For bedrifter har papirbasert korrespondanse alltid vært mest vanlig og pålitelig. Posten kommer inn og går ut, like sikkert som flo og fjære. Men all den innkommende dokumentasjonen krever nøyaktig og effektiv distribusjon, behandling og håndtering.
Tradisjonelt
Tradisjonelt
- Redusert produktivitet blant de ansatte som må sortere og levere post til riktig person på riktig avdeling
- Dårlige kundeopplevelser
- Mulige konsekvenser for overholdelse av regler og retningslinjer
- Tap av sensitiv informasjon
- Større utfordringer med å støtte fjernarbeidere
Digitalt
Digitalt
- Skanning og digitalisering av fysisk post for tilgang på nett og mobil
- Uttrekking av metadata for effektiv søking
- Validering og gjennomgang
- Klassifisering med AI/ML
- Regler og styring av brukertilgang
- Ettersyn for bedre overholdelse av retningslinjer
Intelligent
Intelligent
- Innholdshåndtering
- Informasjonsstyring
- Intelligent uttrekking og beriking av metadata
- Søke- og hentefunksjoner
- Samarbeid
- Automatisering av arbeidsflyt
- Felles multi-oppbevaringssted
- Muligheter for optisk tegngjenkjenning (OCR)
Digitalt postrom spiller en fremtredende rolle i disse bransjene:
Løsninger for offentlig sektor
Presset for å implementere kostnadseffektive strategier som reduserer risikoene som er involvert i å beskytte, styre og bruke informasjon blir stadig større. Offentlig sektor-løsninger tilbyr:
Digitizing the mortgage mailroom
Unemployment claims, a pandemic, and the digital mailroom
Iron Mountains digitale posthåndteringstjeneste
Ofte Stilte Spørsmål (FAQ)
Hvordan sørger Iron Mountain for at post videresendes til de rette mottakerne?
Hver bruker får tildelt en brukergruppe, og brukergrupper kombinert med sikkerhetsregler for metadata sikrer at posten videresendes til de rette personene. Iron Mountains implementeringsteam sørger for at de riktige rollene og sikkerheten er på plass, slik at organisasjonen din kan opprettholde datasikkerhet og personvern.
Hvem får tilgang til posten min?
Iron Mountains implementeringsteam møter organisasjonen din for å finne ut hvordan organisasjonen din ønsker å håndtere post – per avdeling, etasje, individuelt osv.
Iron Mountain setter deretter opp brukere, brukergrupper og sikkerhetsregler for metadata som sikrer at de rette personene får tilgang til posten. Mange organisasjoner har også en administrator som kan oppdatere dette hierarkiet hvis du for eksempel er på ferie, og trenger å få posten din midlertidig videresendt.
Hva skjer etter at den er digitalisert?
Du kan velge mellom flere alternativer for disponering av den fysiske posten din:
- Den fysiske posten returneres til deg
- Den fysiske posten oppbevares i et av Iron Mountains arkivsentre
- Den fysiske posten makuleres
Hva skjer etter at den er digitalisert?
Du kan velge mellom flere alternativer for disponering av den fysiske posten din:
- Den fysiske posten returneres til deg
- Den fysiske posten oppbevares i et av Iron Mountains arkivsentre
- Den fysiske posten makuleres
Hva skjer etter at den er digitalisert?
Du kan velge mellom flere alternativer for disponering av den fysiske posten din:
- Den fysiske posten returneres til deg
- Den fysiske posten oppbevares i et av Iron Mountains arkivsentre
- Den fysiske posten makuleres
Hva skjer etter at den er digitalisert?
Du kan velge mellom flere alternativer for disponering av den fysiske posten din:
- Den fysiske posten returneres til deg
- Den fysiske posten oppbevares i et av Iron Mountains arkivsentre
- Den fysiske posten makuleres