DOKUMENTSKANNING OG DIGITAL ARKIVERING

Iron Mountains løsninger for dokumentskanning og digital arkivering vil hjelpe deg å eliminere papir fra forretningsprosesser
Digital planning

DOKUMENTSKANNING OG DIGITAL ARKIVERING

Iron Mountains løsninger for dokumentskanning og digital arkivering vil hjelpe deg å eliminere papir fra forretningsprosesser
  1. Hjem
  2. Dokumentskanning og Digital Arkivering
Digital Interaction

Kostnadseffektive løsninger for skanning og digital arkivering

Det å ta steget over i digitaliseringsverdenen er viktigere enn noensinne, både for å optimalisere tilgjengeligheten av informasjon, samt å gjøre den lettere å dele og håndtere for dine ansatte. Å utføre digital konvertering «in house» og på egen hånd er både tids- og ressurskrevende, og av den grunn er det flere og flere som får øynene opp for å benytte seg av eksterne tjenester innen skanning og digital arkivering. Våre tjenester innen skanning og digital arkivering bistår bedrifter som har behov for å få digitalisert viktige dokumenter som låneavtaler, takster, rettsdokumenter, pasientjournaler samt dokumenter som hører inn under statlige, kommunale og andre myndigheters krav til dokumentasjon. Iron Mountain har løsninger for både store og små driftsmiljøer, og hos oss betaler du kun for det du benytter deg av. Vi kan også planlegge og utføre oppdrag knyttet til skanning og arkivering samt sikre, arkivere og gjøre dokumenter og annen informasjon lett tilgjengelig for deg – både fysisk og digitalt.


Mange muligheter med digital konvertering

For mange organisasjoner er det en drøm å kunne ha all relevant informasjon på ett sted. De fleste virksomheter håndterer mange ulike dokumenter som fakturaer, kvitteringer, avtaler og journaler i løpet av en dag, og i henhold til Norske lover og bestemmelser må disse oppbevares på riktig måte i et gitt antall år. Dette krever store ressurser, og resulterer ofte i tidkrevende papirarbeid, noe som i sin tur krever mye plass for oppbevaring. I tillegg har gjerne organisasjonen flere oppbevaringssteder for dokumenter og informasjon, både fysisk og digitalt. Iron Mountain gir organisasjoner muligheten til å samle all informasjon og dokumentasjon på et søkbart sted, noe som i sin tur optimaliserer informasjonsflyten innad i bedriften. Informasjonen blir lett tilgjengelig, og i et format som er kompatibelt med organisasjonens øvrige systemer. Videre kan ansatte dele informasjon med rett mottaker på en sikker og oversiktlig måte.



Iron Mountain er totalleverandør innen skanning og digital konvertering

Vi utfører hele kretsløpet fra skanning av virksomhetens fysiske materiale til å gjøre denne informasjonen digitalt tilgjengelig i organisasjonens system. I tillegg skreddersyr vi løsningen for organisasjonen din, og lager et sømløst system som sørger for bedre arbeidsflyt mellom ansatte og eksterne organisasjoner. Fordelene er mange, men det er tid- og ressursbesparelsen som er hovedfordelen, slik at organisasjonen eller bedriften kan konsentrere seg om kjernevirksomheten sin. Samtidig kan den dra fordeler av for eksempel færre ansatte, mindre behov for kostbar lagringsplass og ikke minst kostnadsdrivende ekspertise.

 

Digitalt arkiv med høy sikkerhet

Ved å samle all viktig informasjon digitalt på ett sted reduseres muligheten for menneskelige feil, og man sparer samtidig medarbeidere for å bruke verdifull tid på å lete etter informasjon og dokumenter over flere både fysiske og digitale flater. Et e-arkiv vil også gjøre det enklere å ivareta sikkerheten og sørge for at kritisk og konfidensiell informasjon ikke havner i feil hender, samtidig som informasjonen enkelt kan deles med rett person. For bedrifter med behov for skanning av dokumenter som innehar sensitiv informasjon, kan vi tilby skanning på din adresse, og e-arkiv med svært høy sikkerhet. Personellet vårt er relevant utdannet og sikkerhetsklarert, slik at du kan føle deg helt trygg når du overlater skanning og dokumenthåndtering til oss. Iron Mountain besitter lang erfaring og ekspertise på området, og sørger alltid for kvalitetssikring av sluttproduktet.

Ved å bruke skanning og digital konvertering får du:

  • Bedre tilgjengelighet og arbeidsflyt
  • Økt sikkerhet
  • Redusert ressursbruk
  • Mer effektive arbeidsprosesser


Vi kan OCR

Iron Mountain er store på datainnsamling, og vi hjelper deg med å gjøre informasjonen tilgjengelig via fritekst som maksimerer sporbarheten. Via indeksering og OCR-tolkning vil du finne informasjonen du trenger, uten å måtte lete gjennom sosiale medier, arkiver, mapper og høye stabler med fysisk materiale.

Skreddersydd skanning

Et av våre spesialområder er skreddersydde skanningløsninger tilpasset hver enkelt behov i organisasjonen, og vi har stor kapasitet innen dette området. Det vil blant annet si at vi kan tilby løpende skanning, prosjektbaserte skannetjenester, arkiveringsløsninger, pakking, frakt, skanning på din adresse, digitale arkivtjenester, fysiske arkiver, samt lager- og logistikkløsninger. Iron Mountains tjenester er offentlig godkjente og holder høy internasjonal sikkerhetsstandard, noe som gjør at du kan føle deg trygg på at alle prosedyrer utføres i henhold til gjeldende lover og bestemmelser.

Vi tar oss av:

  • Planlegging
  • Sikkerhet
  • Pakking og merking
  • Skanning
  • Skanning på din adresse
  • Frakt med Iron Mountains egne biler og sjåfører
  • Arkivering (fysisk og digitalt)
  • Lagring i Norge som etterlever krav fra norske myndigheter
  • Logistikk

Hvem kan ha nytte av dokumentskanning og digital arkivering?

Alle bedrifter og organisasjoner som håndterer ulike dokumenter kan dra nytte av dokumentskanning og digital arkivering – uavhengig av størrelse og virkeområde. I henhold til Norsk lov er det også noen virksomheter som er underlagt egne regelverk for oppbevaring av dokumentasjon. Når du benytter deg av Iron Mountains tjenester slipper du å forholde deg til dette, fordi vi sørger for at alle dokumenter oppbevares på riktig måte og i henhold til tidskrav m.m. Hos Iron Mountain hjelper vi mer enn 230 000 kunder i 53 land med deres informasjonshåndtering, og vi har lang erfaring med slike tjenester innen alle bransjer. Dermed kan du føle deg helt trygg når du overlater skanning og digital arkivering til oss. Vi tar oss av alle ledd i prosessen, uansett om du er en bedrift, en kommune, storting, en bank eller et advokatbyrå.

Helhetlige løsninger og god integrasjon

Iron Mountain tilbyr flere tjenester som kan kombineres for å skape et optimalt system som er integrert med bedriften eller organisasjonens system. Vi leverer for eksempel både fysiske og digitale arkiveringstjenester, automatisering av forretningsprosessene dine samt det kraftige verktøyet Iron Mountain InSight™, en Intelligent Content Service Platform. Det betyr at du kan sette bort hele prosessen til oss, og vi tar oss av hele livssyklusen til dokumentene dine – fra skanning til makulering. Dette er en avansert og kvalitetskontrollert prosess som gjør at vi kan fungere som din totalleverandør av arkivtjenester, slik at du får mer tid til å utføre organisasjonens kjernevirksomhet.

TA GJERNE KONTAKT MED EN AV VÅRE KONSULENTER, OG START PROSESSEN MOT EN MER EFFEKTIV DOKUMENTHÅNDTERING.
Book et møte i dag!

KONTAKT IRON MOUNTAIN

Du kan kontakte vår kundeservice som hjelper deg med de raskeste svarene på spørsmål og problemer
business women

KONTAKT IRON MOUNTAIN

Du kan kontakte vår kundeservice som hjelper deg med de raskeste svarene på spørsmål og problemer